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terça-feira, 30 de setembro de 2014

10 lições para garantir uma boa relação entre escritório e departamento jurídico

13 de agosto de 2013

Por Luíza Giovancarli

Estabelecer uma relação de parceria entre o escritório e o departamento jurídico é indispensável. Funcionando da maneira adequada, a relação traz vantagens para os dois lados. No entanto, tanto as bancas quanto os departamentos jurídicos precisam superar alguns entraves que impedem que a parceria funcione bem. “Muitos departamentos jurídicos colocam os advogados para entrarem em contato com o departamento de compras e aí quem faz o menor preço é contratado.  Vira uma planilha de Excel”, exemplifica João Paulo Rossi Júlio, consultor do Viseu Advogados.

O Última Instância conversou com alguns especialistas e eles definiram dez lições básicas para se garantir uma parceria de sucesso:

1. Adaptação aos novos modelos de negócios

Para Cláudia Luisi, gerente administrativa jurídica da CSN (Companhia Siderúrgica Nacional), os escritórios precisam ser mais flexíveis e se adaptar ao que o cliente busca quando contrata um serviço. Uma das principais preocupações das empresas, por exemplo, é a redução de custos, o que pode exigir dos escritórios uma revisão de seus modelos de atuação. “O escritório ainda tem um pouco daquele pensamento antigo do faturamento por hora na parte de consultoria. Os advogados têm alguma restrição em fazer orçamento antecipadamente, têm uma certa resistência ao preço fechado. Além disso, ainda há uma supervalorização de si mesmo, dificuldade de cair na realidade, na rotina do mundo jurídico, na parte prática do negócio”, afirma Cláudia.

 2. Entender sobre os negócios do cliente

O advogado que for trabalhar com um departamento jurídico precisa entender não apenas de sua área específica, mas também dos negócios do cliente, para que ele seja mais do que um advogado externo e se torne, de fato, um parceiro.

“Não basta o advogado ser bom, ele precisa conhecer o setor no qual a empresa atua. Na empresa,  ele vai ter um chefe e isso nos escritórios com sócios não existe. Há firmas nas quais o chefe pode ser de outro país, então o advogado tem que se adaptar. Além disso, para a parceria dar certo, é preciso ter uma curiosidade eterna, entender de negócios”, diz João Paulo.

“O advogado precisa ser um parceiro não só do cliente, mas também do diretor jurídico. Precisa entender as necessidades dele e facilitar a linguagem pra que ele possa também representar o escritório dentro da empresa”, completa Charles Isidoro Gruenberg, sócio do Leite, Tosto e Barros Advogados.

 3. Transparência e definição de objetivos

É fundamental, antes de iniciar uma parceria, que se estabeleça um plano de ação prévio, para balizar as ações e expectativas das duas partes.

“É preciso desenhar as estratégias.  Quando você está contratando um escritório tem que sentar e colocar as cartas na mesa: como nós vamos fazer, que linha vamos seguir, como vamos considerar as contingências – porque se eu aumentar muito a contingência eu posso ter problema na contabilidade –  qual vai ser o critério de classificação dos riscos, dos processos, se vamos ter alçada ou não”, aponta Cláudia.

4. Investir em tecnologia

Sem dúvida, a relação do escritório com o departamento jurídico é melhor hoje devido ao desenvolvimento dos sistemas. “A tecnologia contribuiu para que a gestão desse relacionamento se tornasse mais madura. Assim como o próprio serviço jurídico hoje em dia é encarado de forma mais madura”, afirma João Paulo.

“Os escritórios e as empresas não têm, necessariamente, que escolher  um sistema em comum, mas eles precisam conversar entre si, tem que existir interface. É importante que os advogados acessem os sistemas das empresas , que atualizem as informações automaticamente, digitalizem os documentos . Tem advogado que já sai com a máquina fotográfica do próprio celular e do tribunal e ele já entra no sistema do escritório . É fundamental criar um orçamento pra viabilizar isso e investir”, acredita Cláudia.

5. Comunicação

Em qualquer modelo de negócio, garantir uma boa comunicação é a chave para o sucesso, seja qual for a atividade a ser desenvolvida. Para isso, é importante que o escritório crie ferramentas que proporcionem uma comunicação de maneira efetiva.

“Tem que acertar uma comunicação de maneira simples e ter a obrigação de estar acessível ao cliente. Você tem que realmente virar um parceiro do departamento jurídico. Não tem pior coisa do que a pessoa ligar na empresa e não achar o advogado”, acredita João Paulo.

6. Saber como o parceiro trabalha

É fundamental que o advogado do departamento jurídico saiba como funciona um escritório. É uma forma de garantir que as expectativas sejam realistas e passíveis de serem colocadas em execução. “Uma coisa é advogar dentro de um escritório, outra coisa em um departamento jurídico. O advogado de um departamento jurídico precisa ter experiência diferenciada, precisa, de preferência, ter conhecido ou ter trabalhado em alguns escritórios pra conhecer bem os trâmites”, diz Cláudia.

 7. Criatividade

Mais do que oferecer bons serviços, o diferencial hoje em dia se dá na maneira como esses serviços serão prestados. Há muitos escritórios bons no mercado, por isso, é importante mostrar o que torna seu trabalho diferente e único.

“Muitos escritórios prestam serviços de boa qualidade, mas um atendimento com criatividade na condução dos processos e das causas pode contribuir para o sucesso da parceria, afirma Charles.

 8. Entender sobre gestão

O atual modelo de negócios exige que o advogado entenda não apenas de sua área específica, mas que também saiba como administrar um negócio e gerenciar uma equipe.

“O know how de gestão é muito importante. É necessário que se tenha experiência dentro dessa área também, além de ser bacharel em Direito. No departamento jurídico você tem que trabalhar com a gestão dos processos, informa Cláudia.

 9. Estabelecer uma relação pessoal

Fundamental, além de um bom funcionamento da comunicação, é fortalecer as relações pessoais entre os colaboradores da empresa e dos escritórios, ou seja, não ficar à mercê apenas das relações virtuais.

“Nada substitui o contato pessoal,  a proximidade do cliente, a manutenção de uma equipe destinada a atendê-lo.  O cliente tem que saber com quem falar dentro do escritório, não pode ser cada dia uma pessoa diferente. Um bom resultado depende muito disso, dessa proximidade e desse atendimento personalizado”, diz Charles.

 10. Ter uma relação duradoura

Para um bom desenvolvimento do trabalho, é importante que a parceria não seja apenas pontual. Para isso, é necessário criar uma relação de confiança que possa se firmar por um tempo mais longo, a fim de construir uma estratégia que garanta bons resultados.

“Tem que ser uma relação ganha-ganha. Os contratos têm que ser por mais tempo, não só anuais. Os departamentos jurídicos devem ter tempo para criar indicativos de performance, pra que possam medir o desempenho do trabalho”, finaliza Cláudia.

 

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